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Conservation des documents comptables en Suisse : durées

Durées de conservation par type de pièce, point de départ du délai, support valable et règles de destruction : le guide pratique pour PME, exploitations…

Illustration de l'article Fiduciaire Fribourg : Conservation des documents comptables en Suisse : durées

Intro : une pièce de 2016 manquante, CHF 14'000 à payer

Un artisan de la Sarine est contrôlé par le Service cantonal des contributions. L'autorité remet en question des charges d'entretien de véhicules comptabilisées en 2016, soit CHF 52'000 au total. Les factures ont été jetées après sept ans. Faute de justificatifs, les charges sont reprises au revenu. Avec un taux marginal combiné d'environ 27 %, le rappel d'impôt atteint près de CHF 14'000, auxquels s'ajoutent les intérêts moratoires.
Le cas est fréquent. Une association de la Gruyère qui a détruit ses justificatifs de sponsoring avant l'échéance rencontre le même obstacle lors d'un contrôle de TVA : sans pièce, la déduction de l'impôt préalable tombe.
Ce guide indique, pour chaque type de pièce, la durée en années, le point de départ du délai et la base légale. Il distingue aussi l'obligation de conservation de la prescription fiscale, car cette distinction conditionne la date de destruction.

1. Identifier ce que la loi vous oblige à garder

L'art. 958f CO impose de conserver pendant 10 ans les livres comptables, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision. Cette règle vaut pour toute entité tenue à la comptabilité commerciale : SA, Sàrl, entreprise individuelle inscrite au registre du commerce, association et fondation soumises à cette obligation.
Une association fribourgeoise dont les recettes de sponsoring dépassent CHF 150'000 doit s'assujettir à la TVA, même sans but lucratif : ses décomptes et justificatifs se gardent donc 10 ans, comme ceux d'une SA.
Une exploitation agricole tenue à la comptabilité commerciale suit la même règle. Une exploitation qui établit une comptabilité simplifiée doit néanmoins conserver ses pièces aussi longtemps que le Service cantonal des contributions peut les réclamer, comme le montre la section 6.
Ces pièces comprennent notamment :
  • les factures fournisseurs et clients, les notes de frais, les relevés bancaires
  • le grand livre, le journal, le bilan et le compte de résultat
  • le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport de l'organe de révision
  • la correspondance commerciale ayant une incidence comptable

2. Calculer le point de départ du délai

Un menuisier de la Gruyère reçoit une facture de matériel le 12 mars 2016. Son exercice se clôt le 31 décembre 2016. Le délai de 10 ans ne court pas dès le 12 mars : il commence à la fin de l'exercice commercial, donc le 31 décembre 2016, et s'achève le 31 décembre 2026.
Selon l'art. 958f CO, le délai de 10 ans court à compter de la fin de l'exercice commercial au cours duquel la pièce a été comptabilisée. La date de la pièce ne détermine pas l'échéance.
Pour un exercice décalé, par exemple clos au 30 juin, le raisonnement est identique : le délai part du 30 juin de l'exercice concerné. Un classement par exercice, plutôt que par année civile, évite toute erreur de calcul au moment du tri.
Rappel d'impôt (taux marginal combiné d'environ 27 %)
Montantenv. CHF 14'000
Partenv. 27%
Solde de la reprise : charges non déductibles (sans effet fiscal direct à ce taux)
Montantenv. CHF 38'000
Partenv. 73%
Total
MontantCHF 52'000 de charges d'entretien de véhicules (exercice 2016) reprises au revenu
Part100 %
Une pièce de 2016 manquante transforme CHF 52'000 de charges en un rappel d'impôt de près de CHF 14'000

À retenir

Faute de justificatifs, CHF 52'000 de charges d'entretien sont reprises au revenu : au taux marginal d'environ 27 %, le rappel d'impôt atteint près de CHF 14'000, intérêts moratoires en sus.
Source : Art. 958f CO — fedlex.admin.ch ; cas de l'artisan de la Sarine (contrôle du Service cantonal des contributions)

3. Appliquer les durées spéciales

Toutes les pièces ne suivent pas la durée générale. Une PME fribourgeoise qui construit un atelier doit conserver certains justificatifs bien au-delà de 10 ans.
Les durées usuelles sont les suivantes :
  • livres, pièces comptables, rapport de gestion et de révision : 10 ans dès la fin de l'exercice (art. 958f CO)
  • documents relatifs à la TVA, y compris chaque décompte de TVA et les justificatifs de l'impôt préalable : 10 ans (art. 70 LTVA)
  • pièces liées à un immeuble utilisé durablement (achat, construction, rénovation) pour lesquelles une correction de l'impôt préalable reste possible : 20 ans (art. 70, al. 3, LTVA)
  • décomptes de salaire, attestations et pièces AVS : en règle générale 10 ans, la prudence imposant de se référer aux directives de la caisse de compensation
  • pièces douanières : en principe 10 ans pour les justificatifs liés à l'importation de marchandises (LTVA et législation douanière)
Selon l'art. 70 LTVA, les documents relatifs à des immeubles se conservent 20 ans, car l'impôt préalable déduit sur un bien immobilier peut être corrigé pendant toute la période d'utilisation. Cette règle concerne aussi les exploitations agricoles assujetties qui construisent une halle ou une étable.
Pièces concernées
Livres, pièces comptables, rapportsLivres comptables, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision
Documents TVADécomptes de TVA et justificatifs de l'impôt préalable
Pièces liées à un immeubleAchat, construction, rénovation d'un immeuble utilisé durablement (correction de l'impôt préalable possible)
Salaires et AVSDécomptes de salaire, attestations et pièces AVS
Pièces douanièresJustificatifs liés à l'importation de marchandises
Durée de conservation
Livres, pièces comptables, rapports10 ans
Documents TVA10 ans
Pièces liées à un immeuble20 ans
Salaires et AVSEn règle générale 10 ans
Pièces douanièresEn principe 10 ans
Base légale
Livres, pièces comptables, rapportsArt. 958f CO
Documents TVAArt. 70 LTVA
Pièces liées à un immeubleArt. 70, al. 3, LTVA
Salaires et AVSDirectives de la caisse de compensation
Pièces douanièresLTVA et législation douanière
Point de départ
Livres, pièces comptables, rapportsFin de l'exercice commercial de la comptabilisation
Documents TVAFin de l'exercice commercial de la comptabilisation
Pièces liées à un immeubleFin de l'exercice commercial de la comptabilisation
Salaires et AVSSelon les directives de la caisse de compensation
Pièces douanièresSelon la législation douanière
Dix ans pour la plupart des pièces, vingt ans pour les immeubles : la durée de conservation dépend de la nature de la pièce

À retenir

La règle générale est de 10 ans dès la fin de l'exercice comptable, mais les pièces liées à un immeuble utilisé durablement doivent être gardées 20 ans.
Source : Art. 958f CO ; art. 70 et art. 70, al. 3, LTVA — fedlex.admin.ch. Exemple : facture du 12 mars 2016, exercice clos le 31 décembre 2016, échéance au 31 décembre 2026.

4. Choisir un support valable : papier ou numérique

Un traiteur de la Sarine numérise ses factures chaque vendredi et détruit les originaux papier. Cette pratique est admise si elle respecte l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de compte (OLICO).
L'OLICO fixe quatre exigences pour un support électronique :
  • intégrité : la pièce ne peut pas être modifiée sans que la modification soit détectable
  • authenticité : l'origine et la date de la pièce sont démontrables
  • disponibilité : la pièce doit pouvoir être produite en tout temps pendant toute la durée de conservation
  • lisibilité : les données restent lisibles et exploitables, y compris après un changement de logiciel
La journalisation des accès et des modifications est exigée pour prouver que la pièce n'a pas été altérée. Une simple photo de ticket prise avec un téléphone, sans horodatage ni contrôle, offre peu de garanties.
Les tickets thermiques posent un problème particulier : l'impression s'efface en quelques années. La numérisation doit intervenir tant que le texte est lisible, et le contrôle de lisibilité doit être réalisé immédiatement après la saisie.

5. Organiser l'archivage au quotidien

Une fondation fribourgeoise change de comptable en 2025. Ses pièces sont classées par type de dépense, sans distinction d'exercice. Le tri de fin de délai devient impossible sans rouvrir chaque dossier.
Trois règles simples évitent ce travers :
  • un classement par exercice, puis par catégorie (achats, ventes, banque, salaires, TVA, immeubles)
  • deux copies des fichiers numériques, dont une sauvegarde déconnectée du réseau de l'entreprise
  • un accès documenté pour la fiduciaire, avec un répertoire commun et des droits de lecture limités
Il convient aussi de tenir un index d'archive : un simple tableau indiquant l'exercice, l'emplacement (papier ou numérique), la date de destruction prévue et la mention d'une éventuelle procédure en cours. Ce document prend une heure par an et prévient la plupart des litiges de preuve.
Pour les pièces TVA, le lien avec le décompte reste essentiel : voir notre article sur le taux de TVA 2025, les obligations des PME et le cas d'une Sàrl à Fribourg, qui détaille les décomptes à justifier (https://www.fiduciaire-fribourgeoise.ch/taux-tva-suisse-2025-pme-obligations-cas-sarl-fribourg).

6. Détruire sans risque quand le délai est échu

L'obligation de conservation de 10 ans (art. 958f CO) et la prescription fiscale sont deux notions distinctes. La première fixe la durée minimale de garde. La seconde fixe la période pendant laquelle l'autorité peut taxer ou réclamer un rappel d'impôt.
Le droit de taxer se prescrit en principe par 5 ans après la fin de la période fiscale (LHID et LIFD). Le droit de procéder à un rappel d'impôt se prescrit par 10 ans dès la fin de la période fiscale concernée, avec des délais pouvant être prolongés en cas de procédure pénale fiscale. À Fribourg, le coefficient communal varie de 60 à 100 % de l'impôt cantonal de base : en cas de rappel d'impôt, le Service cantonal des contributions peut vous réclamer des pièces bien après l'exercice concerné.
Conséquence pratique : la pièce de l'exercice 2015 peut être détruite en janvier 2026, une fois l'exercice 2015 clos depuis plus de 10 ans, sauf dans les cas suivants :
  • une procédure de taxation, de rappel d'impôt ou de recours est ouverte
  • la pièce concerne un immeuble (20 ans pour la TVA)
  • une autre échéance contractuelle ou légale s'applique (garantie, litige civil)
  • une demande de rectification ou une procédure de TVA est pendante
Le réflexe recommandé : détruire chaque janvier les pièces de l'exercice clos il y a plus de 10 ans, sauf procédure ouverte, et consigner la destruction dans l'index d'archive.

Pièges à éviter

Les erreurs qui coûtent le plus cher se répètent d'un dossier à l'autre :
  • compter le délai depuis la date de la pièce et non depuis la clôture de l'exercice : l'échéance est alors sous-estimée de plusieurs mois
  • détruire des pièces alors qu'un rappel d'impôt ou un litige est en cours : l'obligation de produire la preuve subsiste
  • photographier des tickets thermiques sans contrôle de lisibilité : une image floue ne vaut pas justificatif
  • héberger l'archive numérique chez un fournisseur dont les serveurs se trouvent hors de Suisse sans garantir l'accès en tout temps : l'OLICO exige la disponibilité
  • ignorer le départ d'un associé ou la liquidation : la société radiée doit désigner un dépositaire des livres pour 10 ans (art. 747 CO pour la Sàrl, art. 745 CO pour la SA)
Un dernier point : la durée de 20 ans pour les immeubles s'applique aussi à l'artisan propriétaire de son atelier, même si le reste de sa comptabilité se détruit après 10 ans.

Conclusion : trois gestes à faire cette semaine

Pour mettre l'archive en conformité sans projet lourd, trois actions suffisent :
1. Inventorier l'archive : relever ce qui existe, sur papier et en numérique, par exercice, et identifier les pièces immobilières à garder 20 ans. 2. Trier par exercice : repérer tout exercice clos depuis plus de 10 ans, vérifier qu'aucune procédure n'est ouverte, puis planifier la destruction en janvier. 3. Tester la relecture : ouvrir trois pièces numérisées au hasard, dont un ticket ancien, et vérifier qu'elles sont lisibles, horodatées et rattachées au bon exercice.
Si l'inventaire révèle des lacunes, une revue de l'archive avec votre fiduciaire permet de fixer un calendrier de tri et de documenter la procédure interne.
"Cet article, rédigé à titre purement informatif, ne constitue ni un conseil juridique, fiscal ou comptable personnalisé; les durées de conservation pouvant varier selon votre situation et évoluer avec la législation, nous vous recommandons de consulter un spécialiste avant toute décision."

FAQ

La durée générale est de 10 ans (art. 958f CO) pour les livres, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision. Elle court dès la fin de l'exercice commercial concerné, pas dès la date de la pièce.

Faites auditer votre archive comptable

Nous inventorions vos pièces par exercice, fixons les durées applicables (10 ans, 20 ans) et planifions la destruction sans risque. Sarine, Gruyère et canton de Fribourg.

Portrait de Élodie Rochat, auteur chez Fiduciaire Fribourg
Élodie Rochat

30 octobre 2026

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